Steuerliche Abzüge für Freiberufler: Vollständiger Leitfaden

Als Freiberufler in Deutschland kann das Verständnis darüber, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind, Ihre Steuerlast erheblich reduzieren. Dieser umfassende Leitfaden behandelt alle Ausgaben, die Sie absetzen können, und wie Sie sie ordnungsgemäß dokumentieren.

Betriebsausgaben verstehen

Betriebsausgaben sind Kosten, die direkt mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit zusammenhängen. Diese Ausgaben reduzieren Ihr zu versteuerndes Einkommen, was bedeutet, dass Sie weniger Steuern zahlen. Das Grundprinzip: Wenn eine Ausgabe für Ihr Geschäft notwendig ist, ist sie wahrscheinlich absetzbar.

Büro- und Arbeitsplatzausgaben

Home-Office-Abzug

Wenn Sie von zu Hause arbeiten, können Sie einen Teil Ihrer Miete und Nebenkosten absetzen:

Option 1: Pauschale Methode

• 1.250 EUR pro Jahr (1.000 EUR für Miete + 250 EUR für Nebenkosten)
• Keine Berechnung der genauen Quadratmeterzahl erforderlich
• Verfügbar, wenn Sie keinen separaten Büroraum woanders haben

Option 2: Tatsächliche Kostenmethode

• Berechnen Sie den Prozentsatz Ihres Zuhauses, der für das Geschäft genutzt wird
• Setzen Sie diesen Prozentsatz von Miete, Nebenkosten, Versicherung und Instandhaltung ab
• Erfordert detaillierte Dokumentation und Grundriss
• Vorteilhafter, wenn Ihr Home-Office einen erheblichen Teil Ihres Wohnraums ausmacht

Anforderungen:

• Der Raum muss ausschließlich oder hauptsächlich für das Geschäft genutzt werden
• Es sollte ein separates Zimmer oder klar definierter Arbeitsplatz sein
• Führen Sie Aufzeichnungen über Quadratmeterzahl und Nutzung

Büromiete

Wenn Sie einen separaten Büroraum mieten:

• Vollständige Miete ist absetzbar
• Nebenkosten, Versicherung und Instandhaltungskosten
• Reinigungsdienste
• Sicherheitssysteme

Büroausstattung und Möbel

Alle Büroausstattung ist absetzbar:

• Schreibtische, Stühle, Aktenschränke
• Computer, Monitore, Drucker
• Software-Lizenzen (einmalig und Abonnements)
• Büromaterial (Papier, Stifte, etc.)

Abschreibung:

• Artikel über 800 EUR: Abschreibung über mehrere Jahre
• Artikel unter 800 EUR: vollständiger Abzug im Kaufjahr
• Computer und Software: typischerweise 3-5 Jahre Abschreibung

Technologie und Software

Hardware

• Computer, Laptops, Tablets
• Monitore, Tastaturen, Mäuse
• Drucker, Scanner
• Smartphones (wenn hauptsächlich für das Geschäft genutzt)
• Server und Netzwerkausrüstung

Software und Abonnements

• Buchhaltungssoftware (wie Solobooks)
• Design-Software (Adobe Creative Suite, etc.)
• Projektmanagement-Tools
• Cloud-Speicherdienste
• Website-Hosting und Domain-Gebühren
• E-Mail-Dienste
• VPN-Dienste für geschäftliche Nutzung

Internet und Telefon

• Geschäftsanteil der Internetkosten
• Geschäftliche Telefonleitung oder Mobilfunkvertrag
• Wenn Sie privates Telefon/Internet für das Geschäft nutzen, setzen Sie den Geschäftsanteil ab

Berufliche Entwicklung und Bildung

Schulungen und Kurse

• Berufliche Weiterbildungskurse
• Online-Kurse in Ihrem Bereich
• Zertifizierungen und Lizenzen
• Konferenz- und Workshop-Gebühren
• Fachbücher und Materialien

Berufsmitgliedschaften

• Branchenverbandsgebühren
• Berufsorganisationen-Mitgliedschaften
• Fachpublikations-Abonnements

Marketing und Werbung

Alle Marketingausgaben sind absetzbar:

• Website-Design und -entwicklung
• SEO und Online-Werbung
• Social-Media-Werbung
• Visitenkarten und Druckmaterialien
• Fotografie für Ihr Portfolio
• Branding und Logo-Design
• E-Mail-Marketing-Tools

Reisen und Transport

Geschäftsreisen

• Zug-, Flug- und Busfahrkarten für Geschäftsreisen
• Hotelunterkünfte
• Mahlzeiten während Geschäftsreisen (80% absetzbar)
• Taxi- und Mietwagenkosten
• Parkgebühren

Lokaler Transport

• Öffentliche Verkehrsmittel für Geschäftstreffen
• Autokosten (wenn für das Geschäft genutzt)
  • Option 1: 0,30 EUR pro Kilometer (vereinfacht)
  • Option 2: Tatsächliche Kosten (Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Abschreibung)
• Parkgebühren für Geschäftstreffen

Wichtig: Pendeln von zu Hause zu Ihrem regulären Büro ist NICHT absetzbar. Nur Reisen zwischen Geschäftsstandorten oder zu Kundenterminen zählen.

Mahlzeiten und Unterhaltung

Geschäftsmahlzeiten

• Mahlzeiten mit Kunden oder Geschäftspartnern
• Nur 70% der Kosten sind absetzbar
• Belege aufbewahren und Geschäftszweck notieren
• Dokumentieren Sie, mit wem Sie sich getroffen haben und warum

Kundenunterhaltung

• Ähnliche Regeln gelten
• Muss direkt geschäftsbezogen sein
• 70% Abzugsgrenze

Professionelle Dienstleistungen

Sie können Gebühren absetzen für:

• Steuerberater
• Anwälte (für Geschäftsangelegenheiten)
• Buchhalter
• Unternehmensberater
• Coaches und Mentoren
• Übersetzer und Dolmetscher

Versicherungen

Geschäftsbezogene Versicherungsprämien:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Geschäftsausrüstungsversicherung
• Rechtsschutzversicherung (für Geschäftsangelegenheiten)
• Krankenversicherung (wenn selbstständig und nicht anderweitig versichert)

Bank- und Finanzdienstleistungen

• Geschäftskonto-Gebühren
• Kreditkartenbearbeitungsgebühren
• Zahlungsdienstgebühren (PayPal, Stripe, etc.)
• Kreditzinsen (für Geschäftskredite)
• Buchhaltungssoftware-Abonnements

Weitere absetzbare Ausgaben

Abonnements und Publikationen

• Branchenzeitschriften und -journale
• Online-Nachrichten-Abonnements (geschäftsbezogen)
• Forschungsdatenbanken

Geschenke und Kundenbeziehungen

• Kleine Geschäftsgeschenke (bis zu 35 EUR pro Person pro Jahr)
• Kundenwertschätzungsveranstaltungen
• Weihnachtskarten und Werbeartikel

Spenden

• Spenden an anerkannte Wohltätigkeitsorganisationen
• Muss ordnungsgemäße Belege haben
• Kann die Einkommensteuer erheblich reduzieren

Ausgaben, die Sie nicht absetzen können

• Persönliche Ausgaben (Kleidung, persönliche Mahlzeiten, etc.)
• Pendeln zu Ihrem regulären Büro
• Bußgelder und Strafen
• Persönlicher Anteil gemischter Ausgaben
• Ausgaben ohne Belege oder Dokumentation

Dokumentationsanforderungen

Um Abzüge geltend zu machen, müssen Sie:

1. Alle Belege aufbewahren

   • Digital oder physisch speichern
   • Nach Kategorie organisieren
   • 10 Jahre aufbewahren (deutsche Anforderung)

2. Geschäftszweck dokumentieren

   • Notieren Sie, warum jede Ausgabe notwendig war
   • Bei Mahlzeiten: mit wem Sie sich getroffen haben und der Geschäftsgrund

3. Persönliches und Geschäftliches trennen

   • Nutzen Sie separate Bankkonten
   • Vermischen Sie niemals persönliche und geschäftliche Ausgaben

4. Buchhaltungssoftware nutzen

   • Tools wie Solobooks helfen beim Verfolgen und Kategorisieren von Ausgaben
   • Automatisches Belegscannen und Organisation
   • Exportieren Sie Berichte für die Steuererklärung

Tipps zur Maximierung von Abzügen

Von Tag eins an verfolgen

• Warten Sie nicht bis zur Steuersaison
• Nutzen Sie Buchhaltungssoftware von Anfang an
• Machen Sie sofort Fotos von Belegen

Die Regeln verstehen

• Einige Ausgaben haben Grenzen (Mahlzeiten bei 70%, Geschenke bei 35 EUR)
• Wissen Sie, was vollständig vs. teilweise absetzbar ist

Detaillierte Aufzeichnungen führen

• Je mehr Dokumentation Sie haben, desto besser
• Bei einer Prüfung müssen Sie jeden Abzug nachweisen

Steuerberater konsultieren

• Besonders im ersten Jahr
• Sie können Abzüge identifizieren, die Sie möglicherweise verpassen
• Der Preis ist es wert für Seelenfrieden

Häufige Fehler vermeiden

Keine Belege aufbewahren

• Digitale Belege zählen, aber Sie müssen sie vorlegen können
• Organisieren Sie Belege nach Kategorie und Datum

Persönliches und Geschäftliches vermischen

• Nutzen Sie immer separate Konten
• Wenn Sie etwas für beides nutzen, setzen Sie nur den Geschäftsanteil ab

Persönliche Ausgaben geltend machen

• Kleidung, persönliche Mahlzeiten und Unterhaltung sind generell nicht absetzbar
• Seien Sie ehrlich darüber, was wirklich geschäftsbezogen ist

Fristen verpassen

• Organisieren Sie Belege das ganze Jahr über
• Warten Sie nicht bis zur Steuersaison, um zu organisieren

Wie Solobooks hilft

Solobooks macht das Verfolgen von Abzügen einfach:

• Automatische Ausgabenkategorisierung
• Belegscannen und -speicherung
• Exportieren Sie Berichte für Ihren Steuerberater
• Erinnerungen für wichtige Fristen
• Integration mit Ihrem Bankkonto

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zu steuerlichen Abzügen haben:

• E-Mail: support@solobooks.de
• Chat mit uns in der App
• Besuchen Sie unser Hilfe-Center für weitere Anleitungen

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Zuletzt aktualisiert: 1. Juli 2025