Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Solobooks UG (haftungsbeschränkt)
(derzeit in Gründung)
Dorfstraße 36D
13057 Berlin
Deutschland

E-Mail: contact@solobooks.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Personenbezogene Daten werden von uns nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Software-Anwendung Solobooks.

3. Hosting

a) Frontend / Website

Unsere Website und die Web-Anwendung werden über den Dienstleister Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, bereitgestellt.

Cloudflare verarbeitet dabei technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Informationen) in unserem Auftrag zur Auslieferung der Website und der Web-Anwendung. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit Daten dabei in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO), unter dem Cloudflare zertifiziert ist.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung)

b) Backend & Datenbank

Das Backend sowie die Datenbank werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit und Systembetrieb)

4. Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben und temporär gespeichert:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Nutzerkonto & Authentifizierung

a) Registrierung und Login

Bei der Registrierung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich über Google OAuth anzumelden. In diesem Fall erhalten wir von Google lediglich die zur Authentifizierung notwendigen Daten (z. B. E-Mail-Adresse).

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

6. Nutzung der Anwendung (Solobooks)

Im Rahmen der Nutzung unserer Software verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen oder hochgeladenen Daten, insbesondere:

• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten
• Transaktions- und Zahlungsinformationen
• Unternehmens- und Kundendaten

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen von Solobooks verarbeitet und nicht für andere Zwecke verwendet.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

7. Identitätsprüfung (Didit)

Bevor Solobooks Ihre Steuererklärung in Ihrem Auftrag an das Finanzamt übermittelt, müssen wir Sie identifizieren (§ 87d Abs. 2 AO). Dafür nutzen wir den Dienst Didit (Didit Identity Spain, S.L., Calle Nápoles 227, P. 1, 08013 Barcelona, Spanien).

Bei der Prüfung nehmen Sie ein Foto Ihres Gesichts und Ihres Ausweisdokuments auf. Didit liest die Angaben aus dem Dokument aus und gleicht Ihr Gesicht biometrisch mit dem Foto im Dokument ab. Die Prüfung startet erst, nachdem Sie in die Verarbeitung Ihrer biometrischen Daten ausdrücklich eingewilligt haben.

Damit Didit prüfen kann, ob das Dokument zu der Person gehört, für die wir übermitteln, senden wir Didit Vorname, Nachname und Geburtsdatum der steuerpflichtigen Person sowie eine interne Kennung Ihrer Steuererklärung.

Von Didit erhalten und speichern wir das Ergebnis der Prüfung:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Art, Nummer und ausstellenden Staat des Ausweisdokuments
• Zeitpunkt der Prüfung und die Kennung der Prüfung bei Didit

Die Aufnahmen Ihres Gesichts und Ihres Dokuments verbleiben bei Didit und werden dort nach Ablauf der eingestellten Speicherfrist gelöscht. Didit verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags auf Servern in der Europäischen Union.

Ihre Einwilligung speichern wir mit Zeitpunkt, Sprache und der Fassung des Einwilligungstextes.

Die Angaben aus der Identitätsprüfung speichern wir fünf Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem wir zuletzt eine Erklärung für Sie übermittelt haben (§ 87d Abs. 2 AO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an contact@solobooks.de. Ohne Identitätsprüfung kann Solobooks Ihre Erklärung nicht in Ihrem Auftrag übermitteln.

Rechtsgrundlage:
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)

8. Übermittlung an die Finanzverwaltung (ELSTER)

Ihre Steuererklärung übermitteln wir elektronisch über die ELSTER-Schnittstelle (ERiC) an das zuständige Finanzamt. Übermittelt werden die Angaben Ihrer Erklärung, einschließlich der Angaben zu Ihrer Person und, bei einer Zusammenveranlagung, zu Ihrem Ehe- oder Lebenspartner. Die Schnittstelle betreiben wir auf unseren Servern bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 3 b).

Die Übermittlung erfolgt auf einem von zwei Wegen:

• Solobooks übermittelt die Erklärung in Ihrem Auftrag (§ 87d AO), nachdem Sie Ihre Identität bestätigt haben (siehe Abschnitt 7).
• Sie übermitteln mit Ihrem eigenen ELSTER-Zertifikat. Dafür speichern wir Ihre Zertifikatsdatei und das zugehörige Passwort verschlüsselt.

Auf Ihren Wunsch rufen wir Bescheinigungen, die der Finanzverwaltung bereits vorliegen (z. B. Lohnsteuerbescheinigung, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, Lohnersatzleistungen), über ELSTER ab und übernehmen sie in Ihre Erklärung. Dafür beantragen wir mit Ihrer Steuer-Identifikationsnummer und Ihrem Geburtsdatum eine Abrufberechtigung, die Sie in Mein ELSTER bestätigen.

Empfänger der Daten ist die Finanzverwaltung des zuständigen Bundeslandes.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

9. E-Mail-Versand

Für den Versand von transaktionalen E-Mails (z. B. Bestätigungen, systemrelevante Benachrichtigungen) nutzen wir die Dienste:

• Resend
• Postmark (ActiveCampaign, LLC)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

10. Zahlungsabwicklung

Zur Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., Irland.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten- oder SEPA-Daten) eigenverantwortlich. Wir erhalten keinen Zugriff auf vollständige Zahlungsdaten.

Unterstützte Zahlungsmethoden:

• Kreditkarte
• SEPA-Lastschrift

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

11. Empfehlungsprogramm

Wer eine Steuererklärung als Einzelkauf über Solobooks bezahlt und erfolgreich übermittelt hat, erhält einen persönlichen Empfehlungscode und einen Link mit diesem Code. Wer sich über diesen Link registriert oder den Code beim Bezahlen eingibt, erhält einen Rabatt auf die erste Steuererklärung. Sobald diese Person ihre Erklärung erfolgreich übermittelt hat, erhält die empfehlende Person einen Rabatt auf ihre nächste Erklärung.

Dafür verarbeiten wir:

• bei der empfehlenden Person: ihren Empfehlungscode und, sobald sie ihn verdient hat, den Rabattcode für ihre nächste Erklärung mit Ablaufdatum sowie ob er eingelöst oder widerrufen wurde
• bei der geworbenen Person: mit welchem Code sie sich registriert oder bezahlt hat und wann, und, sobald sie ihre Erklärung erfolgreich übermittelt hat, den Zeitpunkt der Übermittlung und um welche Erklärung es sich handelt

Die Codes werden von Stripe (siehe Abschnitt 10) als Rabattcodes erzeugt und beim Bezahlen eingelöst. Stripe erfasst dabei die Einlösung. Bei Stripe sind die Codes nur mit internen Kennungen verknüpft, nicht mit Namen, E-Mail-Adressen oder Steuerdaten.

Die empfehlende Person sieht nur ihren eigenen Code und dessen Stand, z. B. „eingelöst“ oder „Rabatt verfügbar“. Wer den Code eingelöst hat, wird ihr nicht angezeigt. Aus dem Stand „Rabatt verfügbar“ kann sie jedoch schließen, dass die Person, die ihren Code genutzt hat, ihre Erklärung übermittelt hat. Eine Erstattung an die geworbene Person wird ihr nicht angezeigt. Die geworbene Person sieht keine Angaben zur empfehlenden Person, auch keinen Namen.

Wir speichern diese Daten, solange beide Nutzerkonten bestehen, und löschen sie, sobald eines der beiden Konten gelöscht wird.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Empfehlungsprogramms, an dem Sie teilnehmen)

12. Fehler- und Performance-Monitoring

Zur Überwachung der Stabilität und Fehleranalyse verwenden wir Sentry.

Dabei können technische Informationen (z. B. Geräte- und Browserdaten, Fehlerzeitpunkte) verarbeitet werden. IP-Adressen werden dabei anonymisiert bzw. gekürzt.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Stabilität)

13. Cookies und Einwilligung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und der Anwendung erforderlich sind (z. B. Session-Cookies). Diese werden ohne Einwilligung gesetzt.

Darüber hinaus nutzen wir die Live-Chat-Dienste Crisp (Crisp IM SAS, Frankreich) und tawk.to (tawk.to inc., USA), die zusätzliche Cookies setzen und Daten an externe Server übertragen können. Beide Dienste werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen.

Ebenso nutzen wir den Analysedienst PostHog (siehe Abschnitt 14). Auch PostHog wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen.

Beim Besuch unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Banner angezeigt, über das Sie der Nutzung nicht-essenzieller Dienste zustimmen oder diese ablehnen können. Ihre Auswahl wird in einem Cookie für solobooks.de und app.solobooks.de gespeichert, gilt damit auch in der Anwendung und kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen werden.

Rechtsgrundlage:
Technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Crisp und tawk.to Live-Chat: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Webanalyse mit PostHog: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)

14. Webanalyse (PostHog)

Um zu verstehen, über welche Kampagnen Besucher zu uns kommen und an welcher Stelle sie die Registrierung oder ihre Steuererklärung abbrechen, nutzen wir den Analysedienst PostHog (PostHog Inc., USA). PostHog wird auf unserer Website und in der Anwendung erst nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner geladen.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Aufrufs
• Kampagnenparameter des Links, über den Sie zu uns gekommen sind (z. B. utm_source, utm_campaign), und die Referrer-URL
• Browser- und Geräteinformationen
• Nutzungsereignisse in der Anwendung, z. B. Registrierung, E-Mail-Bestätigung, abgeschlossene Schritte der Steuererklärung, Übermittlung und Zahlung
• eine zufällige Kennung, die in einem Cookie für solobooks.de und app.solobooks.de gespeichert wird, nach der Anmeldung zusätzlich Ihre interne Nutzer-ID

Namen, E-Mail-Adressen, Steuer-Identifikationsnummern, Beträge und andere Inhalte Ihrer Steuererklärung oder Buchhaltung übermitteln wir nicht an PostHog. IP-Adressen werden von PostHog nicht gespeichert. Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay) nutzen wir nicht.

Die Daten werden auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt am Main gespeichert (PostHog EU Cloud). Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Soweit PostHog Inc. für Support oder Wartung aus den USA auf Daten zugreift, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Nutzungsereignisse werden höchstens sieben Jahre gespeichert und danach gelöscht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Danach werden keine Daten mehr an PostHog übermittelt.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)

15. Live-Chat (Crisp und tawk.to)

Für die Bereitstellung eines Live-Chat-Supports nutzen wir den Dienst Crisp (Crisp IM SAS, 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, Frankreich).

Bei Aktivierung des Live-Chats (nach Einwilligung) können folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen
• Chat-Nachrichten und -Inhalte
• Cookies zur Sitzungsverwaltung

Der Dienst wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner geladen.

Ergänzend nutzen wir den Live-Chat-Dienst tawk.to (tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, Las Vegas, NV 89119, USA). Bei Aktivierung können dieselben Datenkategorien verarbeitet werden wie bei Crisp.

Dabei werden Daten in die USA übertragen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass in den USA kein dem europäischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau garantiert werden kann und US-Behörden unter Umständen Zugriff auf diese Daten nehmen können.

Auch tawk.to wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner geladen.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); für die Übermittlung in die USA zusätzlich Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO

16. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur:

• an die oben genannten Dienstleister
• an die Finanzverwaltung, wenn Ihre Steuererklärung übermittelt wird (siehe Abschnitt 8)
• im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

17. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Angaben aus der Identitätsprüfung speichern wir fünf Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Übermittlung (siehe Abschnitt 7).

18. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: contact@solobooks.de

19. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

20. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienste anzupassen.