Steuerliche Abzüge für Freiberufler: Vollständiger Leitfaden

Jeder Euro, den Sie als Betriebsausgabe absetzen, senkt Ihren Gewinn und damit Ihre Einkommensteuer. Für die meisten Ausgaben ist die Regel einfach. Bei einigen gibt es feste Grenzen, und genau dort passieren die teuren Fehler. Dieser Leitfaden zeigt beides.

Das Wichtigste in Kürze

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch Ihre Tätigkeit veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG).
Für einige Ausgaben gelten Grenzen: Homeoffice 6 Euro pro Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr; Bewirtung zu 70 %; Geschenke nur bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr.
Computer und Software dürfen Sie im Jahr der Anschaffung voll absetzen.
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind mit der Entfernungspauschale absetzbar, ab 2026 mit 0,38 Euro je Kilometer.
Krankenversicherung und Spenden sind keine Betriebsausgaben, sondern Sonderausgaben.
Belege bewahren Sie acht Jahre auf.

Was zählt als Betriebsausgabe?

Eine Betriebsausgabe ist jede Ausgabe, die durch Ihre selbstständige Tätigkeit veranlasst ist. Sie muss nicht „notwendig“ sein und auch nicht sparsam. Entscheidend ist der berufliche Anlass.

Daneben gibt es eine Liste von Ausgaben, die ganz oder teilweise nicht abziehbar sind, obwohl sie beruflich veranlasst sind (§ 4 Abs. 5 EStG). Die wichtigsten stehen weiter unten.

Für Ausgaben, die privat und beruflich genutzt werden, setzen Sie nur den beruflichen Anteil ab.

Arbeitsplatz zu Hause

Für die Arbeit zu Hause gibt es zwei getrennte Wege.

Die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale). 6 Euro für jeden Tag, an dem Sie überwiegend zu Hause gearbeitet und keine auswärtige erste Tätigkeitsstätte aufgesucht haben, höchstens 1.260 Euro im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Ein eigenes Zimmer brauchen Sie dafür nicht. Steht Ihnen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, zählt der Tag auch dann, wenn Sie zusätzlich beim Kunden waren.

Das häusliche Arbeitszimmer. Ein abgeschlossener Raum, der den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet (Nr. 6b). Nur dann sind die Kosten abziehbar, und zwar wahlweise:

die tatsächlichen Kosten: der anteilige Teil von Miete, Nebenkosten, Strom, Heizung, Reinigung, berechnet nach Fläche, oder
eine Jahrespauschale von 1.260 Euro, ohne Einzelnachweis.

Ist das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt, etwa weil Sie überwiegend beim Kunden arbeiten, bleibt nur die Tagespauschale. Beides gleichzeitig für denselben Zeitraum geht nicht.

Beispiel: Sie arbeiten an 180 Tagen überwiegend zu Hause, haben aber kein Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt bildet. Sie setzen 180 × 6 Euro = 1.080 Euro ab.

Mehr Details und Rechenbeispiele stehen in unserem Leitfaden zu Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer. Er ist für Arbeitnehmer geschrieben, die Pauschalen sind aber dieselben.

Büromiete

Mieten Sie ein Büro außerhalb Ihrer Wohnung, sind Miete, Nebenkosten, Reinigung und Versicherung voll absetzbar. Auch ein Platz im Coworking-Space zählt dazu.

Arbeitsmittel und Technik

Schreibtisch, Stuhl, Monitor, Drucker, Fachbücher, Büromaterial: Alles, was Sie für die Arbeit kaufen, ist absetzbar. Wie schnell, hängt vom Preis ab.

Nettopreis	Behandlung
bis 800 Euro	Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG): sofort voll absetzbar (§ 6 Abs. 2 EStG)
über 800 Euro	Abschreibung über die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle
Computer-Hardware und Software, jeder Preis	Nutzungsdauer von einem Jahr zulässig, also Abzug im Anschaffungsjahr (BMF-Schreiben vom 22.02.2022)

Die Ein-Jahres-Regel gilt für Desktop-Computer, Notebooks, Dockingstations, externe Speicher und Peripheriegeräte wie Monitor, Tastatur, Drucker und Scanner sowie für Betriebs- und Anwendersoftware.

Software, Internet und Telefon

Software-Abos, Cloud-Speicher, Hosting, Domains, Buchhaltungssoftware: voll absetzbar.
Internet und Telefon: Bei gemischter Nutzung setzen Sie den beruflichen Anteil ab. Halten Sie fest, wie Sie den Anteil ermittelt haben.

Fortbildung, Mitgliedschaften, Marketing

Voll absetzbar sind unter anderem:

Kurse, Seminare, Konferenzen, Fachliteratur
Beiträge zu Berufsverbänden und Kammern
Website, Online-Werbung, Visitenkarten, Fotos für Ihr Portfolio, Logo und Branding
Steuerberater, Anwalt (für berufliche Angelegenheiten), Buchhaltung
Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto, Gebühren von Zahlungsdienstleistern, Zinsen für betriebliche Kredite

Fahrten und Reisen

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte

Fahren Sie regelmäßig in ein eigenes Büro oder einen Coworking-Space, gilt dort Ihre Betriebsstätte. Diese Fahrten sind absetzbar, aber nur mit der Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG):

Jahr	Satz
2025	0,30 Euro je Kilometer der einfachen Strecke für die ersten 20 km, 0,38 Euro ab dem 21. km
ab 2026	0,38 Euro ab dem ersten Kilometer

Gezählt wird jeder volle Kilometer der einfachen Entfernung, einmal pro Arbeitstag.

Beispiel 2026: 15 km zum Coworking-Space, 200 Fahrtage: 15 × 0,38 × 200 = 1.140 Euro.

Geschäftsreisen und Kundentermine

Fahrten zu Kunden, zu Messen oder zu wechselnden Einsatzorten sind Geschäftsreisen:

Mit dem privaten Auto: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg.
Mit Bahn, Flugzeug, Taxi: die tatsächlichen Kosten.
Übernachtung: die tatsächlichen Hotelkosten, ohne Frühstück.
Verpflegung: nicht die echten Restaurantrechnungen, sondern Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG, über § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG):
- 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise
- 28 Euro für jeden vollen Tag (24 Stunden)

Beispiel: Drei Tage beim Kunden in Hamburg, Montag bis Mittwoch. Verpflegung: 14 + 28 + 14 = 56 Euro, zusätzlich Bahnticket und Hotel.

Bewirtung, Geschenke und Unterhaltung

Geschäftsessen (Bewirtung). Laden Sie Kunden oder Geschäftspartner zum Essen ein, sind 70 % der angemessenen Kosten abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Notieren Sie Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung muss beiliegen.

Geschenke. Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn sie zusammen höchstens 50 Euro pro Empfänger und Jahr kosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Liegt der Wert darüber, fällt der gesamte Betrag weg, nicht nur der Teil über 50 Euro. Notieren Sie für jedes Geschenk den Empfänger.

Unterhaltung. Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten und ähnliche Zwecke sind grundsätzlich nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG). Bei anderen Einladungen, etwa zu Veranstaltungen, kommt es darauf an, ob sie als Geschenk, als Bewirtung oder als unangemessen gelten. Hier lohnt sich im Zweifel eine Rückfrage beim Steuerberater.

Versicherungen

Betriebsausgaben sind Versicherungen, die ein betriebliches Risiko abdecken:

Berufshaftpflicht- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Inhaltsversicherung für das Büro
Rechtsschutz für berufliche Streitigkeiten

Keine Betriebsausgaben sind persönliche Versicherungen und Vorsorge, auch wenn Sie selbstständig sind:

Kranken- und Pflegeversicherung: Sonderausgaben nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG
Rentenversicherung, Basisrente: Sonderausgaben nach § 10 Abs. 1 Nr. 2 EStG

Sie wirken sich trotzdem steuerlich aus, aber in der Einkommensteuererklärung, nicht in der Anlage EÜR.

Was Sie nicht absetzen können

Privatkosten des täglichen Lebens: Alltagskleidung, eigene Mahlzeiten außerhalb von Reisen
Spenden: Sie sind Sonderausgaben (§ 10b EStG), keine Betriebsausgaben
Bußgelder und Verwarnungsgelder (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG)
den privaten Anteil gemischt genutzter Dinge
Kosten, die Sie nicht belegen können

Belege und Aufbewahrung

Jeden Beleg aufbewahren, digital oder auf Papier. Buchungsbelege, also auch Rechnungen, bewahren Sie acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Den Anlass notieren, wo er nicht offensichtlich ist: Bewirtung, Geschenke, Reisen.
Privat und beruflich trennen. Ein eigenes Konto für berufliche Zahlungen ist nicht vorgeschrieben, spart aber viel Zeit.

Häufige Fehler

Krankenversicherung als Betriebsausgabe buchen. Sie gehört in die Sonderausgaben.
Geschenke über 50 Euro voll absetzen. Über der Grenze ist das ganze Geschenk nicht abziehbar.
Restaurantrechnungen auf Reisen absetzen. Auf Reisen gelten die Verpflegungspauschalen.
Laptop über Jahre abschreiben. Seit 2021 geht der Abzug im Anschaffungsjahr.
Fahrten ins eigene Büro vergessen. Sie sind mit der Entfernungspauschale absetzbar.

Wichtig zur Abgrenzung: Dieser Leitfaden behandelt Betriebsausgaben. Wenn Sie zusätzlich angestellt sind, gelten für diesen Teil Ihres Einkommens nicht Betriebsausgaben, sondern Werbungskosten, mit eigenen Regeln und einem Pauschbetrag von 1.230 Euro.

Wie Solobooks hilft

In Solobooks importieren Sie Ihre Bankumsätze, ordnen jeder Ausgabe eine Kategorie zu und hängen den Beleg direkt an die Buchung. Kategorien schlägt Solobooks automatisch vor. Aus den Kategorien entsteht am Jahresende Ihre Anlage EÜR, die Sie direkt an ELSTER übermitteln oder als DATEV-Export an Ihren Steuerberater geben.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Homeoffice kann ich als Freiberufler absetzen? 6 Euro pro Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Bildet ein Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, alternativ die tatsächlichen Kosten oder pauschal 1.260 Euro.

Kann ich meinen Laptop sofort absetzen? Ja. Für Computer-Hardware und Software ist eine Nutzungsdauer von einem Jahr zulässig, unabhängig vom Preis.

Sind Restaurantbesuche auf Geschäftsreisen absetzbar? Nicht die Rechnung selbst. Sie setzen Verpflegungspauschalen von 14 oder 28 Euro pro Tag an. Laden Sie dagegen einen Kunden ein, sind 70 % der Bewirtungskosten abziehbar.

Ist meine Krankenversicherung eine Betriebsausgabe? Nein. Kranken- und Pflegeversicherung sind Sonderausgaben und werden in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zu steuerlichen Abzügen haben:

E-Mail: support@solobooks.de
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Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026